Administrar una flotilla vehicular no es algo sencillo pues se requiere controlar una gran cantidad de variables y procesos: logística, seguridad, gastos, etcétera. Ante el desafío de gestionar de forma eficiente una flotilla vehicular, surgen alternativas ingeniosas y sumamente útiles como por ejemplo los monederos electrónicos y la tarjeta de gasolina.
Una ventaja adicional para estos monederos, sería la de estar autorizados por el SAT, y si el gasto es deducible al 100% y en un solo CFDI, pues tanto mejor. Afortunadamente, esta alternativa ya existe: tarjetas de gasolina que cumplen con todos los requisitos anteriormente mencionados, como las de Edenred.
Evidentemente, una alternativa tecnológica de esta naturaleza debe contar con un respaldo sólido y confiable. Es imprescindible pues que dicho respaldo o plataforma, sea lo suficientemente seguro, personalizado y flexible. En otras palabras, que nos permita visualizar de forma completa la dispersión de gasolina.
Esta herramienta no estaría completa, si no nos permitiera personalizarla de tal forma que se pueda ejercer un control absoluto, añadiendo controles y restricciones para la carga de gasolina. Estamos hablando por ejemplo de los horarios del día, los días de la semana, las gasolineras elegibles y por supuesto también, el tipo de combustible. En otras palabras, ejercer un control completo sobre las operaciones de los conductores.
Entendiendo cómo funciona un monedero electrónico
El empleo de un monedero electrónico para una flotilla vehicular, como el mencionado supone múltiples ventajas: los conductores tendrán un NIP que les permita realizar transacciones en las estaciones de servicio según los permisos asignados ya sea para el conductor o para el vehículo.
Empleando una multiplataforma, los encargados de las flotillas vehiculares podrán llevar un registro y control preciso del consumo de combustible, evitando pérdidas por falta de seguimiento preciso.
Beneficios de las tarjetas de gasolina
- Facilidad de uso. -Una plataforma utilizada permite personalizar los controles y los reportes. Es posible por lo tanto realizar consultas acerca de horarios, días y movimientos.
- Confiabilidad. -Se trata de obtener información fidedigna acerca de los gastos reales en combustible.
- Operatividad. -Garantizar que las unidades vehiculares estén siempre activas y que encuentren una cobertura amplia en todo el territorio.
- Adaptabilidad. -Es muy importante que el sistema se adapte a los requerimientos y necesidades de cada empresa. No todas las empresas son iguales, algunas tienen flotillas vehiculares grandes, otras medianas o pequeñas, etcétera.
- Agilidad. -En lo que corresponde a los impuestos, es deseable que se pueda deducir el 100% del gasto de combustible con una sola factura.
- Ahorro. -Es que quizás es uno de los puntos más importantes, ya que muchas empresas gastan más de lo necesario debido a un control pobre de sus operaciones.