La importancia de los programas de contabilidad para los autónomos y las empresas pequeñas

La toma de decisiones es uno de los procesos más importantes en cualquier empresa, independientemente de su tamaño o rubro. En las empresas grandes, este proceso está bastante controlado y es ejecutado por directorios y jefaturas ad hoc, pero ese no es el caso de los autónomos o las empresas pequeñas.

En los negocios personales y empresas pequeñas y medianas, las decisiones se suelen tomar según la observación casual de los resultados a corto plazo. Este es un método bastante empírico y poco fiable y sin embargo es la práctica común.

La toma de decisiones en lugar de seguir el método del ensayo-error, debe estar basada en evidencia. En el caso de las empresas, esta evidencia se extrae de los datos contables. Hasta hace algún tiempo, esta tarea era titánica y harto compleja, pero hoy en día gracias a los programas contables, estos datos se hacen evidentes rápidamente.

Por otro lado, los servicios en la nube o cloud services y el desarrollo de aplicaciones web, han permitido el uso de sistemas de contabilidad online que poco o nada tienen que envidiarle al software típico de instalación local en ordenadores.

Programas de contabilidad: Lo que aportan para autónomos y empresas pequeñas

Los programas de contabilidad o software contable logran además de aportar datos importantes para la toma de decisiones, reducir los errores en los procesos administrativos y ganar efectividad. Además de esto también:

  • Simplifican la generación de informes y balances a fin de mes. Los informes o reportes suelen generarse en diversos formatos como PDF o los formatos más reconocidos por las hojas de cálculo.
  • Eliminan o reducen el típico problema de la dispersión de datos.
  • Simplifican los procesos y cálculos en lo que respecta a ingresos, egresos, previsiones, clientes, proveedores, etc.
  • Pueden facilitar, simplificar y también personalizar la facturación electrónica.
  • Generan reportes inmediatos, en rangos de fechas determinados o con parámetros de búsqueda personalizados, sobre cualquier operación realizada.
  • Suelen ser accesibles y de fácil aprendizaje para la mayoría de personas, sin que se requiera algún grado de especialización informático.
  • Algunos de ellos no requieren instalación y funcionan desde la web, requiriéndose solo de un navegador y una conexión a internet.
  • Muchos de ellos son modulares y se adaptan perfectamente a las necesidades de autónomos, empresas pequeñas y medianas.

Lo cierto es que hoy en día, muchas empresas pequeñas y autónomos, siguen apostando por el sistema clásico de contabilidad manual con libros físicos u hojas de cálculo básicas. Esto además de ser lento y poco eficiente, conlleva a no pocos errores, que muchas veces se traducen en pérdidas económicas, sanciones tributarias, etc.

Uno de los principales motivos por los que muchos autónomos no se animan a utilizar programas de contabilidad tiene que ver con el concepto erróneo de que son complejos y difíciles de entender. En realidad este es un concepto erróneo que rápidamente se disipa ni bien comienzan a apreciar las ventajas del uso de software contable.

Las empresas que carecen de programas de contabilidad eficientes se encuentran en una clara desventaja frente a las que si los tienen. Parte de la competitividad y la ventaja diferencial que destaca a una empresa, depende de la efectividad, rapidez y precisión de sus procesos contables. En este sentido, los programas de contabilidad resultan piezas clave para una marcha empresarial exitosa.


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