Hoy en día, en el mundo digital, las organizaciones siempre se esfuerzan por ser más productivas y ahorrar dinero. Entre las soluciones, más eficientes y poderosas están las digitalizaciones de documentos. La empresa de digitalización de documentos no solo se dedica a convertir documentos físicos en electrónicos, sino que también digitaliza la gestión de documentos para un acceso conveniente y la protección de la información.
El papel de la gestión documental
La gestión documental es la práctica de mantener y organizar documentos y registros de manera sistemática y eficiente. Las organizaciones que practican una buena gestión documental disfrutan de numerosos beneficios, incluido el tiempo ahorrado en la búsqueda de documentos y un mayor nivel de productividad. La «Gestión documental empresas» se ha convertido en una necesidad en un mundo donde la eficiencia y la rapidez son una demanda implícita.
Ventajas de la Digitalización de Documentos
Contratar a una empresa de digitalización de documentos puede potencialmente cambiar por completo la forma en que una empresa gestiona su información. Algunos de los principales beneficios de contratar Empresas que digitalizan documentos incluyen los siguientes:
- Fácil y Accesible Acceso a la Información: En este mundo de avances digitales, la información necesaria está a solo un clic de distancia y se puede acceder a ella desde cualquier lugar en cualquier momento, siempre que haya una conexión a internet. Esto resulta especialmente beneficioso para grandes corporaciones con cadenas de sucursales y empleados virtuales distribuidos por todo el mundo.
- Ahorro de Espacio: La digitalización de los registros ahorra el espacio que el archivo en papel estaba ocupando de otra manera. Ahorra valiosos metros cuadrados de su costoso espacio de oficina y el costo indirecto asociado de asegurar y mantener esos archivos en papel.
- Más Seguro: Los archivos electrónicos pueden ser controlados con contraseñas y software de cifrado, haciéndolos mucho más seguros en comparación con el robo y la destrucción, como los incendios y las inundaciones. El acceso también se puede controlar a través de permisos para decidir quién tiene derecho a ver o abrir un documento específico.
- Eficiencia en los Procesos: La digitalización de documentos automatiza una serie de procesos empresariales, desde la gestión de facturas hasta la administración de contratos. Incluso las tareas repetitivas se automatizan y liberan a los empleados para desempeñar tareas más productivas.
Pasos hacia una Transformación Digital Exitosa
Para la mayoría de las empresas, la digitalización de todos los documentos parece un esfuerzo bastante monumental. Sin embargo, implementar un enfoque gradual hará que sea mucho más factible y exitoso. Los pasos clave a seguir para una digitalización exitosa incluyen:
- Estudio Preliminar: Deberá llevarse a cabo un estudio que determine qué documentos deben ser digitalizados en primer lugar y con prioridad. Esto incluiría la cantidad de documentos, la frecuencia con la que se usan y su valor para la organización.
- Preparación de Documentos: Una vez que los documentos han sido elegidos para ser digitalizados, deben ser ordenados y preparados. Los documentos ordenados se enumerarían después de la eliminación de duplicados, una actualización de registros y una representación jerárquica de documentos.
- Digitalización e Indexación: La etapa de digitalización se encarga de convertir los documentos físicos preexistentes en documentos electrónicos. La indexación es la siguiente etapa importante a través de la cual se realizan los documentos en categorías para poder recuperarlos a través de la búsqueda electrónica.
- Integración con Sistemas Existentes: La documentación digitalizada debe integrarse fácilmente con el sistema anterior de la empresa de gestión de documentos. Esto es para permitir que la información sea constantemente accesible y usada por los empleados de la manera más eficiente posible.
- Capacitación del Personal: La capacitación del personal es un paso vital para permitir que todos sepan cómo trabajar con el nuevo sistema de gestión de documentos. La capacitación debe incluir cómo acceder, buscar y gestionar los documentos digitalizados.
- Mantenimiento continuo: Después de la implementación, el sistema aún requiere actualizaciones continuas y auditorías regulares para un documento altamente organizado y asequible. Esto debe ser seguido por la digitalización de todos los documentos que entran en el sistema y la eliminación de todos los documentos viejos.
La digitalización de documentos es un nuevo avance en la tecnología de gestión empresarial a través del cual una organización puede mejorar la eficiencia, seguridad y accesibilidad del negocio. La digitalización de documentos ayuda a las empresas a prepararse para un mundo que actualmente se está digitalizando a un ritmo muy rápido. La digitalización de documentos ayuda a las organizaciones a mejorar y agregar valor al flujo de trabajo en comparación con la mano de obra basada en papel y, por lo tanto, es una ventaja competitiva para las organizaciones modernas.
Sí, a veces da miedo comenzar a trabajar en un entorno digital, pero las recompensas a largo plazo por la transformación son realmente estelares. Con la preparación adecuada y el trabajo en conjunto con los proveedores de servicios de transformación digital, las organizaciones podrán lograr un cambio real que finalmente les permitirá ser verdaderamente competitivas, maximizar su productividad y ser relevantes en la economía global.