La definición más simple de gestión de calidad señala que esta es un conjunto de procedimientos sistematizados mediante los cuales una organización o empresa, organiza, planea, ejecuta y controla todas las actividades que forman parte de su rubro o especialización.
La gestión de calidad tiene como objetivo obtener predictibilidad y estabilidad en los procesos, de tal forma que el resultado sea satisfactorio para los usuarios o clientes.
Aunque esta definición no parece complicada, hay que resaltar que la gestión de calidad tiene sus propias variaciones según el rubro o sector empresarial u organizacional en el que se implementa.
Cada sector tiene sus propios estándares que emplean herramientas precisas, creadas ad hoc para cuantificar el nivel de desempeño de la empresa dentro de dicho sector.
Sistema de gestión de calidad
El sistema de gestión de calidad (SGC) dentro del marco expuesto anteriormente, es como se conoce al conjunto de procedimientos y normas requeridas para la planificación, producción, desarrollo o servicio, para el rubro de la organización.
Las ventajas de un buen Sistema de Gestión de Calidad incluyen:
- Cumplir los objetivos de la organización
- Satisfacer las expectativas de los clientes
- Reducir costos
- Definir los procesos con exactitud
- Disminuir la tasa de errores
- Disminuir el estrés laboral
- Mejorar la imagen institucional
Software de Gestión de Calidad
El software de gestión de calidad es la versión actual y digital de los que antaño eran los sistemas de gestión de calidad hechos sobre papel (archivos interminables). Al reemplazar el sistema tradicional con medios digitales se incrementaron la efectividad, confiabilidad y transparencia en los procesos, agilizando enormemente muchas tareas antes tediosas.
¿Que debe ofrecer un buen software de gestión de calidad?
Un buen software gestión calidad debe tener las siguientes características básicas:
- Adaptabilidad a las necesidades específicas de la organización. – Esto puede presentarse como configuraciones distintas para sectores y normas.
- Accesibilidad. – Vivimos en una época de aplicaciones on the cloud, esta ventaja nos permite acceder a datos y actualizaciones en tiempo real, alojados en la nube, con solo contar con acceso a internet.
- Multi-plataforma. – Un buen software de gestión de calidad nos permite acceder a los módulos desde ordenadores, laptops, tablets y smartphones.
- Interfaz óptima. – Un buen software de gestión de calidad debe facilitarnos el acceso a sus diferentes componentes de forma casi intuitiva, con una curva de aprendizaje rápida.
- Sistema de notificaciones. – Es indispensable contar con un sistema de notificaciones que de preferencia también emplee email.
- Gestión ISO de documentos. – Es importante que filtre la visualización según el perfil para evitar el flujo innecesario de información.
- Seguridad. – Mediante la asignación de roles y permisos jerárquicos.
- Exportación de informes. – Es de gran importancia poder generar informes en los formatos más empleados como XLS, DOC, PDF y ODT.
- Soporte. – Un buen software de gestión de calidad debe contar con un buen sistema de soporte telemático, idealmente en tiempo real.
- Enlaces con otras fuentes. – Es recomendable contar con enlaces a otras fuentes de información dentro del mismo software.
Para finalizar, el incremento de demanda de software de gestión de calidad en los últimos tiempos ha sido notable. Por ejemplo la frase: software iso 9001 es una de las más populares en los motores de búsqueda como Google y Bing, lo cual refleja el impacto y relevancia que esto tiene para las empresas en todo el mundo.